POLITIQUE DE CONFIDIENTIALITE MICROLAB

Version en date du 02-02-2021

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, …).
Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …, que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour la Société MICROLAB, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société MICROLAB, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La Société MICROLAB se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement.
Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site.

Les données que la Société MICROLAB collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

 Pour ce qui concerne les données des clients et prospects :

• La gestion des contrats (devis, commandes, offres tarifaires, contrats, contrats d’abonnement, conventions de transmission des données, conventions de formation professionnelle, exécution des prestations, factures, paiements) ;
• La gestion des comptes clients ;
• La gestion et le suivi des demandes des prospects ;
• La réalisation d’actions de prospection commerciale (par e-mail et par téléphone) et du profilage analytique associé ;
• La réalisation d’enquêtes de satisfaction, sondages, études clients et de statistiques associées ;
• Le suivi des réclamations ;
• L’établissement de statistiques commerciales et financières ;
• La gestion de la comptabilité
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux ;
• La gestion des demandes d’exercice des droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.

 Pour ce qui concerne les données des fournisseurs partenaires :

• La gestion des comptes fournisseurs : réalisation d’opérations administratives liées aux contrats, commandes, réceptions, factures, règlements et à la comptabilité ;
• L’édition des titres de paiements ;
• La fourniture de sélections de fournisseurs pour les besoins de la Société MICROLAB ;
• La tenue d’une documentation dans le cadre du suivi des fournisseurs ;
• L’établissement de statistiques financières (chiffre d’affaires par fournisseurs, …) ;
• L’exécution des procédures qualité en vigueur ;
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux ;
• La gestion des demandes d’exercice des droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.

De façon générale, la Société MICROLAB ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

La Société MICROLAB collecte différents types de données personnelles vous concernant :

Les données personnelles que vous nous communiquez directement :

• Lorsque vous remplissez un formulaire de contact,
• Lorsque vous nous adressez une demande de mot de passe en vue d’accéder au Portail client,
• Lorsque vous nous soumettez une demande de devis,
• Lorsque que vous souhaitez souscrire à un contrat,
• Lorsque vous nous contactez pour poser une question, introduire une réclamation,
• De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société MICROLAB de toute autre manière.

 La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astérisque, sont indispensables à la Société MICROLAB pour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société MICROLAB ne pourra traiter votre demande.

 Les données personnelles créées par MICROLAB

 Sur la base des données personnelles qu’elle détient, la Société MICROLAB peut être amenée à créer ou inférer des données vous concernant. Le cas échéant, ces données sont nécessaires à :

• La gestion de la facturation et de la comptabilité
• La réalisation des statistiques commerciales et financières
• La gestion et le suivi des réclamations

 Les données personnelles que nous collectons automatiquement

 Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de la Société MICROLAB, notamment, les informations sur votre navigation. La Société MICROLAB utilise des cookies et d’autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de la Société MICROLAB. 

 Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.

Les données personnelles auxquelles nous accédons librement

Nous collectons certaines informations auxquelles nous avons accès sur des sources librement accessibles en ligne afin de transmettre aux professionnels des communications commerciales adaptées leur profil. Ces informations sont notamment des données relatives à la dénomination sociale d’une Société lorsqu’elle contient des données personnelles, le secteur d’activité, les données d’identification et de contact du représentant légal.

La Société MICROLAB collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la Société MICROLAB collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.

L’exécution des relations contractuelles avec la Société MICROLAB

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat :

• Concernant les clients et prospects : les données nécessaires à la passation et à l’exécution des contrats auxquels vous avez souscrits ou souhaitez souscrire
• Concernant les fournisseurs : les opérations administratives liées aux contrats, commandes, réceptions, factures ainsi que l’édition des titres de paiement ont également pour base juridique l’exécution du contrat entre MICROLAB et le fournisseur concerné.

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société MICROLAB

Certaines de vos données sont traitées par la Société MICROLAB pour répondre à ses obligations légales, notamment :

• En matière d’obligations comptables et fiscales pour la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs ;
• Pour le traitement des demandes d’exercice de droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Les intérêts légitimes de la Société MICROLAB

La Société MICROLAB pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime, notamment pour :

Concernant les clients et prospect :

• La réalisation d’actions de prospection commerciale par e-mail et par téléphone et de profilage
• La gestion et le suivi des réclamations
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux
• L’établissement des statistiques commerciales et financières
• La réalisation d’enquête de satisfaction, sondages, études clients et statistiques associées
• La Gestion des comptes clients
• Concernant les fournisseurs :
• La sélection des fournisseurs,
• La tenue d’une documentation relative aux fournisseurs
• L’établissement des statistiques financières
• Exécution des procédures qualité en vigueur chez le Responsable de Traitement
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux

Vos données sont conservées par la Société MICROLAB pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des durées de conservation imposées légalement et/ou des délais légaux de prescription applicables.

Concernant les visiteurs du Site

Pour plus d’information sur les durées de conservation des données collectées par le biais des cookies installés sur le Site, veuillez consulter notre Politique Cookies

Concernant les données des clients et prospect

• En matière de gestion des demandes émanant de prospects

La Société MICROLAB conservera les données collectées pour la durée nécessaire au traitement de la demande et pour un maximum de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact du prospect avec MICROLAB (par exemple, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique ou la date du dernier échange téléphonique).

En cas d’opposition aux traitements réalisés à des fins de prospection commerciale (cf. point 5 ci-après), vos coordonnées seront conservées pour une durée de 3 ans à compter de l’exercice de votre droit d’opposition et seront traitées dans le seul but de garantir l’effectivité de votre droit d’opposition. Seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition seront conservées (votre adresse électronique et votre numéro de téléphone).

• En matière de gestion des contrats,

Les données vous concernant et nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par la Société MICROLAB pour la gestion des activités commerciales, y compris pour celles relatives à la prospection commerciale, pour une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou de votre dernier contact.

Si vous exercez votre droit d’opposition (cf. point 5 ci-après) à recevoir des communications de prospection commerciale, les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d’autres fins que la gestion du droit d’opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition seront conservées (votre adresse électronique et votre numéro de téléphone).

Après l’exécution du contrat, la Société MICROLAB pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.

• En matière de traitement des réclamations,

les données ne sont collectées que dans les cas où la réclamation nécessite un suivi et ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la résolution de ladite réclamation.

• En matière de sondages et enquêtes de satisfaction,

les données seront conservées le temps de leur réalisation. Pour plus d’informations, veuillez-vous référer aux mentions d’information figurant sur les supports de collecte dédiés à la réalisation de ces actions marketing.

• En matière d’éventuels précontentieux ou contentieux

Les données traitées sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. Les données traitées pour gérer un éventuel contentieux sont supprimées lorsque les recours ne sont plus possibles contre la décision rendue pour la faire exécuter. Toutefois, les décisions prononcées pourront être conservées par la Société MICROLAB à titre d’archive définitive en raison d’un intérêt historique.

• En cas d’exercice des droits qui vous sont reconnus au regard de la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles

Les données relatives aux justificatifs d’identité peuvent être conservées pendant un délai d’un (1) an.

Concernant les données Fournisseurs partenaires

Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la gestion des contrats et des relations fournisseurs sont conservées pour la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de conservation imposées légalement et/ou des délais légaux de prescription applicables.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société MICROLAB (Cf. Art. 5.2 de la présente Politique).

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir de la Société MICROLAB la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenues par la Société MICROLAB.

 Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de la Société MICROLAB, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

 Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société MICROLAB l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société MICROLAB sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société MICROLAB de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société MICROLAB (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10 de la présente Politique).

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à la Société MICROLAB de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

• vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société MICROLAB,
• vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
• en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
• vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).

De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

 Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, au DPO de la Société MICROLAB (Cf. Art. 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

 Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL : https://www.cnil.fr/  ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à :

• dpo@microlab.re
• Ou par courrier à : MICROLAB – A l’attention du DPO – 11 rue de l’Eglise RDC, 97432 SAINT PIERRE

 Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

 La Société MICROLAB vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en raison de la complexité et du nombre de demandes.

 Si vous estimez, après avoir contacté la Société MICROLAB, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 Prospection et publicité ciblée

Sauf opposition de votre part, vous serez amenés à recevoir des offres commerciales de la part de la Société MICROLAB. La Société MICROLAB vous informe que ses communications sont susceptibles d’être personnalisées sur la base d’un profilage analytique (prospection ciblée sur la base de votre secteur d’activité) et que ces traitements reposent sur la base de son intérêt légitime. Si vous n’êtes pas client de la Société MICROLAB, notez que vos coordonnées sont issues de sources accessibles au public (préciser la source de la collecte : ex : pages jaunes ; page web,…) et qu’elles seront supprimées trois (3) ans après leur collecte ou après votre dernier contact. Si vous êtes client de la Société MICROLAB, vos données seront conservées pour une durée de trois (3) ans après la fin de toute relation contractuelle pour ces finalités.

Vous pouvez vous opposez à la réception de nos communications de prospection et au profilage analytique associé à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription de chacune de nos communications électroniques. En cas d’opposition, vos coordonnées seront conservées pour une durée de trois (3) ans dans le seul but de garantir l’effectivité de votre droit d’opposition.

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société MICROLAB, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

Vos données à caractère personnel sont principalement destinées aux services internes dûment habilités de la Société MICROLAB.

Toutefois, et dans la mesure où cela est rendue nécessaire pour la réalisation de tout ou partie des finalités visées au point 1 de la présente Politique de Confidentialité, vos données sont susceptibles d’être transmises ou rendues accessibles aux prestataires et aux tiers autorisés agissant en qualité de prestataire, co-responsable de traitement ou responsable de traitement distinct. 

En matière de gestion de clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

• Les services internes de la Société MICROLAB ainsi que la direction de la Société MICROLAB
• Le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants (fournisseur du logiciel métier du laboratoire MICROLAB, fournisseur chargé de la maintenance de nos postes informatiques, éditeur du logiciel chargé de l’archivage des éléments de traçabilité liés à l’activité de MICROLAB, fournisseur du logiciel de comptabilité et celui de la messagerie) et la Société MICROLAB fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en vertu de l’article 28 du RGPD notamment celles habilitées pour la maintenance des serveurs et postes informatiques et des logiciels de comptabilité.
• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ainsi que les prestataires chargés du recouvrement le cas échéant

En matière de gestion des données fournisseurs, celles-ci peuvent être transmises :

• Au personnel interne chargé de la gestion de la comptabilité (Service comptabilité, service qualité, direction de la Société MICROLAB) ;
• Aux organismes publics agissant en qualité de tiers autorisés dans le seul but de répondre aux obligations légales de la Société MICROLAB ;
• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ainsi que les prestataires chargés du recouvrement le cas échéant ;
• Au personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants (éditeur du logiciel chargé de l’archivage des éléments de traçabilité liés à l’activité de MICROLAB, fournisseur du logiciel de comptabilité) et la Société MICROLAB fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en vertu de l’article 28 du RGPD.

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France.  Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.

La Société MICROLAB met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures de la Société MICROLAB sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité. 

Dans le cas où la Société MICROLAB serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engage à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

• la nature de la violation ;
• les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
• les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
• le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la Société MICROLAB n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

• vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
• des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
• cette communication exige pour la Société MICROLAB des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données collectées par le biais des cookies installés sur le Site, veuillez consulter notre Politique Cookies disponible ici ainsi qu’en bas de chacune des pages du Site.

La Société MICROLAB s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

Afin de respect de principe d’Accountability, la Société MICROLAB :

• adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
• conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition…) ;
• réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.

L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.